كيفية تتبع طلبات الخطابات من موظفيك
ستكون قادرًا على تتبع جميع طلبات الخطابات القادمة من الموظفين تحت القائمة الجانبية: الطلبات > الرسائل.
هنا يمكنك أيضًا -
- التحقق من الطلبات التي تم تقديمها خلال فترة تاريخية معينة
- تصفية الطلبات حسب نوع قالب الخطاب، القسم، المكتب، إلخ.
- البحث عن الطلبات باستخدام اسم الموظف
- تنزيل تقرير طلب الخطاب
- يمكن للأعضاء المرتبطين بالطلب التعليق على طلباتهم.
هناك 3 علامات تبويب تحت صفحة طلبات الخطاب - معلّقة، المقبولة، وتم رفضها.
معلّقة:
- تحتوي هذه العلامة على جميع طلبات الخطابات المعلّقة للموظفين.
- إذا لم يتم تعيين قالب في الطلب، فيجب عليك أولاً تعيين قالب.
- يمكنك مراجعة الطلب إما بالنقر مباشرةً على "مراجعة الطلب" أو يمكنك أيضًا النقر على النقاط الثلاث وتحرير الطلب، تنزيل طلب الخطاب، والتعليق عليه.
- بمجرد المراجعة، يمكنك الموافقة على الطلب أو رفضه.
ملاحظة: عند مراجعة طلب الخطاب، يمكن للموافق بالنقر فوق "فتح في المحرر" إجراء تعديلات على القالب المطلوب في حالة الحاجة إلى تخصيصه استنادًا إلى طلبات الموظف. ومع ذلك، ستنعكس هذه التغييرات في القالب فقط لهذا الطلب الخاص ولن تؤثر التغييرات التي تم إجراؤها في القالب على طلبات أخرى بنفس القالب أو القالب الأصلي الذي تم إنشاؤه بواسطة المسؤول.
تمت الموافقة:
- يمكنك مراجعة الطلب والموافقة عليه. يمكن رؤية طلبات الخطاب الموافق عليها في علامة التبويب الموافقة.
- بمجرد الموافقة، سيتمكن كل من الموظف والمسؤول من تنزيل الخطاب أو مشاركته عبر البريد الإلكتروني.
تم رفضه:
- تحتوي هذه العلامة التبويب على جميع الطلبات التي تم رفضها.
- يمكنك مراجعة الطلب ورفضه أو حتى النقر مباشرةً على زر الرفض لرفض الطلب.
- حتى بعد رفض طلب الخطاب، لا يزال لديك خيار العودة إلى الطلب والموافقة عليه.