كيفية إعداد مواقع المكاتب، وأوقات العمل، وفترات الاستراحة، وعمليات التسجيل خارج المكتب للحضور.
لبدء استخدام وحدة الحضور، يجب عليك أولاً:
1. إعداد المكاتب الخاصة بك وتحديد الإحداثيات الجغرافية لكل مكتب.
2. تحديد عدة أسابيع عمل إذا كان لديك أكثر من أسبوع عمل واحد.
3. ضبط أوقات العمل لكل مكتب / فريق / موظف عند الاقتضاء.
4. تمكين التقاط الصور لتأكيد هوية الموظف إذا لزم الأمر.
5. تعيين الموظفين إلى مواقع المكاتب الخاصة بهم وأسابيع العمل والأوقات المحددة لهم.
لنقم بذلك خطوة بخطوة.
1- إعداد المكاتب الخاصة بك
تحت "الإعدادات" > "التكوين"، انتقل إلى قسم "الشركة"، وفي علامة التبويب "المكاتب"، انقر على القائمة المنسدلة لتحرير أو حذف المكاتب الحالية أو انقر على "إضافة جديد" لإنشاء موقع مكتب جديد.
الآن أضف موقع مكتبك عن طريق إدخال اسم مكتبك وملء نفس المعلومات في خانة الموقع لتحديد موقع مكتبك الجغرافي تلقائيًا من خرائط جوجل.
اضغط هنا للحصول على مزيد من التفاصيل حول إعداد المكاتب الجديدة.
2- حدد أسابيع العمل إذا كان لديك أكثر من أسبوع واحد
تحت "الإعدادات" > "التكوين" > "الشركة"، قم بتعديل أسبوع العمل الافتراضي إذا لزم الأمر، وانقر على "إضافة جديد" إذا كان لديك أكثر من أسبوع عمل واحد.
٣- قم بتحديد أوقات العمل لكل مكتب / فريق / موظف
تحت "الإعدادات" > انقر على علامة التبويب "الحضور" > أوقات العمل وضبط إعدادات أوقات العمل الافتراضية. يمكنك إضافة أوقات عمل جديدة عن طريق النقر على "إضافة جديد" وتخصيصها حسب الحاجة.
يرجى ملاحظة: لا يمكن حذف أوقات العمل الافتراضية.
املأ تفاصيل أوقات عملك حسب متطلبات الحضور. يمكنك أيضًا وضع علامة عليها كأوقات عمل مرنة وتمكين فترات الاستراحة وعمليات التسجيل خارج المكتب حسب الحاجة.
- مواعيد العمل المرنة: عند تمكين هذا الخيار، تتيح للموظفين المرونة في اختيار بداية ونهاية يوم عملهم. يمكنك معرفة المزيد حول ضبط مواعيد العمل المرنة عن طريق النقر هنا.
- نصف يوم: عن طريق التحقق من هذا الخيار، يمكنك وضع علامة على هذا الوقت كنصف يوم عمل (مفيد عندما يكون النصف الأخر من اليوم يوم عمل للموظف).
- الوصول المتأخر: حدد إجمالي عدد الدقائق التي يمكن للموظف التحقق فيها بعد الوقت المحدد لبدء وقت عمله. على سبيل المثال، إذا كانت 30 دقيقة، فإنه في حالة تسجيل الموظف حضوره بعد 30 دقيقة من بدء وقت عمله، سيتم تمييز وقت تسجيل حضوره باللون الأحمر في تقرير الحضور.
- المغادرة المبكرة: حدد إجمالي عدد الدقائق التي يمكن للموظف التحقق فيها مبكرًا قبل نهاية وقت عمله. على سبيل المثال، إذا كانت 30 دقيقة، فإنه في حالة تسجيل الموظف مغادرته بعد 60 دقيقة من نهاية وقت عمله، سيتم تمييز وقت تسجيل مغادرته باللون الأحمر في تقرير الحضور.
- اعتبار الغياب: حدد إجمالي عدد الدقائق التي يمكن للموظف التحقق فيها بعد وقت بدء وقت عمله قبل أن يتم اعتباره غائبًا عن العمل في ذلك اليوم. على سبيل المثال، إذا كانت 120 دقيقة، فإنه في حالة تسجيل الموظف حضوره بعد 120 دقيقة من بدء وقت عمله، سيتم تسجيل حضوره تلقائيًا على أنه "غائب" في تقرير الحضور.
- السماح بالاستراحات: حدد مدة الاستراحة الكلية التي يمكن للموظفين أخذها في أي وقت خلال يوم واحد. إذا تجاوز الموظفون مدة الاستراحة المسموح بها، سيتم تمييز ذلك باللون الأحمر في تقرير الحضور.
- السماح بتسجيل الحضور خارج المكتب: عند تمكين هذا الخيار، يُسمح للموظفين بتسجيل حضورهم من المنزل أو المواقع البعيدة الأخرى.
كيف تعرّف منظمتك على الساعات الإضافية المعمول بها؟
الساعات الإجمالية: ستشمل أي ساعات إضافية عملها الموظف 'قبل وبعد' وقت الوردية. على سبيل المثال، إذا كان وقت الوردية هو من الساعة 09:00 صباحًا حتى 06:00 مساءً، وسجّل الموظف حضوره ومغادرته من الساعة 08:00 صباحًا حتى 08:00 مساءً، فإن إجمالي 'الساعات الإضافية المعمول بها' سيكون 1 ساعة قبل وقت بدء الوردية + 2 ساعات بعد وقت انتهاء الوردية = 3 ساعات. - وقت نهاية العمل: ستشمل أي ساعات إضافية عملها الموظف 'بعد' وقت الوردية فقط. على سبيل المثال، إذا كان وقت الوردية هو من الساعة 09:00 صباحًا حتى 06:00 مساءً، وسجّل الموظف حضوره ومغادرته من الساعة 08:00 صباحًا حتى 08:00 مساءً، فإن إجمالي 'الساعات الإضافية المعمول بها' سيكون فقط 2 ساعات بعد وقت انتهاء الوردية.
٤- تمكين التقاط الصور على التطبيق عند التسجيل إن لزم الأمر
تحت "الحضور"، قم بفتح علامة التبويب "العامة" وقم بتفعيل خيار التقاط الصور كما هو موضح أدناه. ستتمكن من رؤية الصور الملتقطة في تقارير الحضور.
٥- قم بتعيين الموظفين إلى مواقع المكاتب الخاصة بهم وأسابيع العمل والأوقات المحددة لهم
تحت علامة العمل في ملف الموظف، قم بتعيينهم إلى مكتب وأسبوع عمل ووقت العمل ووقت العمل نصف اليوم (إن وجد) كما هو موضح أدناه واحفظ التغييرات.
الآن، لقد قمتَ بإعداد الحضور بنجاح لموظفيك. في الخطوة التالية، سنعرض لك كيفية استخدام عمليات التسجيل على تطبيق الموبايل الخاص بك وكيفية إنشاء تقارير الحضور عند الحاجة.