تعرّف على كيف يمكن للمدير المباشر والمسؤولين العامين اتخاذ إجراءات بشأن تعديلات وقت الحضور والدفع.
عندما يقوم الموظف بعمل ساعات إضافية، أو يتأخر، أو يغادر مبكرًا، أو يتغيب، يتم إنشاء تعديلات في الوقت والدفع (إضافات وخصومات) استنادًا إلى السياسات المُعدة. انقر على الروابط أدناه لفهم كيفية إنشاء كل سياسة حضور -
- إعداد سياسة العمل الإضافي
- إعداد سياسة يوم الراحة بدلًا من الدوام
- إعداد سياسة الخصم
تعديلات الوقت والدفع في وحدة الحضور هي المكان المفضل لمعالجة الساعات الإضافية وإدخالات انتهاك الحضور للمدير المباشر ومديري الموارد البشرية لاتخاذ الإجراء المطلوب. يتم عرض جميع الإدخالات التي تم إنشاؤها تحت علامة التبويب المعلقة.
فيما يلي، رسم للتدفق العملي لتعديلات الوقت والدفع:
إدارة الساعات الإضافية في المناوبات المُقسمة:
عندما يتعلق الأمر بترتيبات المناوبات المُقسمة، من المهم تتبع وإدارة الساعات الإضافية التي يعملها الموظفون بدقة. في هذه الحالات، ستتم إنشاء إدخالات للساعات الإضافية لكل مناوبة فردية، وسيتعين إدارة هذه الإدخالات من خلال تدفق العمل الحالي لتعديلات الوقت والدفع.
يرجى ملاحظة: تقديم الجداول الزمنية للساعات الإضافية من تعديلات الوقت والدفع مقيد إذا كان هناك أكثر من مناوبة في اليوم.
هكذا يعمل النظام:
مثال على مناوبات مُقسمة:
لنأخذ مثالًا حيث يكون لدى موظف مناوبتين: مناوبة الصباح (9 صباحًا - 2 ظهرًا) ومناوبة المساء (7 مساءً - 11 مساءً).
الساعات الإضافية المعمول بها:
إذا عمل الموظف 30 دقيقة إضافية في كل مناوبة، ستتم إنشاء إدخالين تحت علامة التبويب المعلقة في تعديلات الوقت والدفع.
تدفق عمل تعديلات الوقت والدفع:
لضمان التعويض العادل، يجب معالجة كل من الإدخالين لدفع الساعات الإضافية للموظف في ذلك اليوم.
من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك تتبع وإدارة الساعات الإضافية المعمول بها بدقة أثناء المناوبات المقسمة، مما يضمن تعويضًا مناسبًا للموظفين عن جهودهم الإضافية.
إجراءات للمدير المباشر
1-مراجعة وإلغاء المراجعة: يمتلك المدير المباشر القدرة على مراجعة إدخالات الانتهاك (الوصول المتأخر، المغادرة المبكرة، والغياب)، بالإضافة إلى إدخالات الساعات الإضافية. بمجرد المراجعة، يتغير حالة الإدخال إلى "تمت المراجعة" داخل علامة التبويب المعلقة. إذا كان هناك حاجة لعكس القرار، يمكن للمدير المباشر استخدام خيار "إلغاء المراجعة" المتاح في القائمة المنسدلة (النقاط الثلاث على اليمين).
على سبيل المثال، تختار إدخالًا للمراجعة يحتوي على انتهاك من المستوى 1، والحدوث الأول.
عند مراجعة إدخالات الانتهاك التي تتطلب قرارًا بشأن "اضطراب العمل"، يتعين على المدير المباشر اختيار الخيار المناسب ("نعم" أو "لا") في طريقة التتبع المتقدمة.
2- رفض: يمتلك المدير المباشر خيار استخدام إجراء "الرفض"، والذي سيؤدي إلى نقل الإدخال إلى علامة التبويب المرفوضة. من علامة التبويب المرفوضة، يمكن نقل الإدخال مرة أخرى إلى علامة التبويب المعلقة باستخدام زر الإجراء "نقل إلى معلق"
إجراءات لمدير الحضور / الموارد البشرية (المسؤول العام)
- الموافقة للرواتب: يمكن الموافقة على إدخالات الانتهاك (الوصول المتأخر، المغادرة المبكرة، والغياب)، بالإضافة إلى إدخالات الساعات الإضافية (للعمل الإضافي)، باستخدام زر الإجراء "الموافقة للرواتب".
- الموافقة على الإجازة: يمكن الموافقة على إدخالات الساعات الإضافية (لأيام الراحة بدلًا من الدوام) باستخدام زر الإجراء "الموافقة على الإجازة".
- مراجعة والموافقة: يمكن الموافقة مباشرة على إدخالات الانتهاك التي تتطلب اختيار "اضطراب العمل" كـ "نعم" أو "لا"، والتي لم يتم مراجعتها بعد من قبل المدير المباشر، باستخدام زر الإجراء "مراجعة والموافقة". سيتم فتح نافذة متقدمة عند النقر على هذا الزر حيث سيكون زر "الموافقة للرواتب" متاحًا.
النقاط الرئيسية للاعتبار للإدخالات التي تم إنشاؤها بموجب طريقة التتبع المتقدمة.
- هناك نوعان من الحركة على إدخالات الانتهاك:
1- الحركة إلى الأمام (معلق >> موافق / مرفوض >> معالج)
2- الحركة إلى الخلف (موافق / مرفوض >> معلق) - بالنسبة للحركة إلى الأمام للإدخالات: يجب نقل الإدخالات من الحدث الصغير إلى الحدث الأعلى (بهذا الترتيب). على سبيل المثال، إذا كانت هناك 3 إدخالات بحوادث 1، 2، 3 في علامة التبويب المعلق، فإنه يمكن فقط الموافقة على هذه الإدخالات بهذا الترتيب 1 >> 2 >> 3
- بالنسبة للحركة إلى الخلف للإدخالات: يجب نقل الإدخالات من الحدث الأعلى إلى الحدث الأصغر (بهذا الترتيب). على سبيل المثال، إذا كانت هناك 3 إدخالات بحوادث 1، 2، 3 في علامة التبويب الموافق، فإنه يمكن فقط نقل هذه الإدخالات إلى معلق بهذا الترتيب 3 >> 2 >> 1
- عندما يتم رفض إدخال وإذا كان هناك إدخال يليه، يتم تحديث ترتيب الحادث. على سبيل المثال، إذا كانت هناك 3 حوادث وتم رفض الحدث الثاني، فسيتم تحديث الحدث الثالث إلى الحدث الثاني.
- بالنسبة للإدخالات الموجودة تحت علامة التبويب المرفوضة:
1- إذا كانت هناك إدخالات سابقة تم معالجتها، فلا يمكن نقل هذا الإدخال إلى المعلق
2- إذا كانت هناك إدخالات سابقة موجودة في علامة التبويب الموافق، فعليك أولاً نقل تلك الإدخالات إلى المعلق قبل أي إجراء على الإدخال المرفوض. - استثناءات
1-يمكن تنفيذ عملية الرفض على الإدخالات في علامة التبويب المعلق في أي ترتيب
كيف تعمل خصومات الحضور في حالة المناوبات المقسمة؟
بالنسبة لترتيبات المناوبات المقسمة، يتم إنشاء إدخالات الخصم تحت تعديلات الوقت والدفع (للوصول المتأخر، المغادرة المبكرة، والغياب) بنفس الطريقة المثلى التي يتم فيها إنشاءها للمناوبات الفردية في التدفق المثالي. ومع ذلك، هناك فارق كبير في حساب مبلغ الخصم.
هكذا يعمل النظام:
مثال على مناوبة واحدة:
في سيناريو مناوبة واحدة، يقوم منصة بايزات بحساب الرسوم اليومية لكل إدخال خصم بناءً على الصيغة المُعدة في سياسة الخصم. على سبيل المثال، إذا تأخر موظف وفقًا للعتبة المحددة في توقيت العمل، سيتم خصم 10٪ من الأجر اليومي بعد معالجة إدخال تعديلات الوقت والدفع.
المناوبات المقسمة:
في حالة المناوبات المقسمة، حيث يُتوقع من الموظف العمل طوال اليوم عبر مناوبتين منفصلتين، يتم إجراء تعديل على حساب مبلغ الخصم. يتم قسم الخصم النهائي إلى نصفين، موزعًا بالتساوي عبر المناوبات المقسمة.
هذا التعديل يضمن توازن الخصومات ويمنع الخصومات المزدوجة لموظفي المناوبات المقسمة.
بالنسبة لإدخالات خصم الحضور التي تم إنشاؤها بموجب التتبع القياسي:
- إذا كانت إدخالات خصم الحضور للوردية الأولى في علامة التبويب المعلق وفي وقت لاحق تمت إضافة أو حذف مناوبة الثانية لليوم، سيتم إعادة حساب مبلغ الخصم عند نقل الإدخالات إلى علامة التبويب الموافق.
- إذا كانت إدخالات خصم الحضور للوردية الأولى موجودة بالفعل في علامة التبويب الموافق وكان هناك حاجة لإضافة أو حذف مناوبة الثانية لليوم، فلن يُسمح بهذا الإجراء. سيرى المستخدم رسالة خطأ توجههم بإعادة نقل إدخال مناوبة الأولى إلى علامة التبويب المعلق قبل إجراء أي تغييرات. بمجرد نقل الإدخالات إلى علامة التبويب الموافق، سيتم إعادة حساب مبلغ الخصم.
إذا تم معالجة إدخال خصم الحضور للوردية الأولى وتمت إضافة أو حذف مناوبة الثانية لليوم في وقت لاحق، فلن يؤثر ذلك على مبلغ الخصم لإدخال خصم الحضور الذي تم معالجته.
-
بالنسبة لإدخالات خصم الحضور التي تم إنشاؤها بموجب التتبع المتقدم:
لإنشاء مناوبة أخرى، قم بنقل إدخال تعديلات الوقت والدفع من علامة التبويب الموافق إلى علامة التبويب المعلق. يضمن ذلك عدم تضارب المناوبة الجديدة مع الحوادث القائمة في علامة التبويب الموافق.