ميزة "تذاكر الموظفين" تتيح لك إدارة صرف رصيد الإجازات من خلال إعداد سياسة لصرف الإجازات، والتي تمكّن الموظفين من إرسال طلب مباشر للموافقة على صرف إجازاتهم غير المستخدمة.
خطوات إعداد سياسة صرف الإجازات:
إعداد السياسة يتم من خلال ثلاث خطوات:
-
إعداد تفاصيل سياسة صرف الإجازات
-
اختيار الموظفين
-
المراجعة والحفظ
الخطوة 1: إعداد تفاصيل السياسة
اذهب إلى: الإعدادات > شؤون الموظفين > سياسة صرف الإجازات > اضغط على "إضافة جديدة"
تفاصيل السياسة:
-
اسم السياسة:
أدخل اسمًا واضحًا ومحددًا في حقل "اسم السياسة". هذا الاسم يُستخدم كمعرّف للسياسة داخل النظام، ويُعتبر حقلًا إجباريًا يجب تعبئته قبل المتابعة. -
الوصف:
في حقل "الوصف"، أدخل ملخصًا قصيرًا يوضح الهدف أو نطاق السياسة. هذا الحقل اختياري، لكن إضافة وصف يساعد في توضيح السياسة ويُفيد في التوثيق الداخلي والمراجعات. -
نوع الإجازة القابل للصرف:
استخدم قائمة "نوع الإجازة القابل للصرف" لاختيار فئة الإجازة التي يمكن صرفها، مثل "إجازة سنوية". هذا الحقل إجباري، وستنطبق السياسة فقط على نوع الإجازة الذي يتم اختياره.
حساب صرف الإجازات:
الخطوة التالية هي تحديد طريقة حساب مبلغ صرف الإجازات.
تحديد معادلة حساب صرف الإجازة:
يمكنك تحديد معادلة لحساب مبلغ الصرف بناءً على مكونات الراتب وعدد أيام الإجازة غير المستخدمة.
مكون الراتب:
اختر إذا كان صرف الإجازة سيتم احتسابه على أساس:
-
الراتب الأساسي فقط
أو -
الراتب الأساسي + البدلات
إذا اخترت "الراتب الأساسي + البدلات"، ستظهر قائمة بالبدلات المتاحة. يمكنك اختيار عدة مكونات مثل: بدل التعليم، بدل المواصلات، بدل الهاتف المحمول، أو بدل السكن.
نوع أيام العمل:
حدد كيف يجب على النظام تقسيم الراتب لحساب الأجر اليومي.
الخيارات المتاحة:
-
أيام التقويم (جميع أيام الشهر)
-
أيام العمل الفعلية
-
أيام مخصصة (تقوم بتحديد عددها)
هيكل المعادلة:
المعادلة التي يستخدمها النظام هي:
(مكون الراتب ÷ نوع أيام العمل) × عدد أيام الإجازة غير المستخدمة
مثال:
إذا كان الموظف يستحق صرف 5 أيام من الإجازة، وتم اختيار "أيام التقويم" كنوع أيام العمل، فسيتم تقسيم الراتب على عدد أيام الشهر، ثم ضرب الناتج في 5.
المعايير:
بعد تحديد طريقة حساب صرف الإجازات، قم بإعداد شروط الاستحقاق التي يجب توفرها حتى يتمكن الموظفون من طلب صرف إجازاتهم.
تحديد قواعد الأهلية لصرف الإجازة:
يمكنك إعداد شروط معينة تحدد متى وكيف يمكن تقديم طلبات صرف الإجازات. فيما يلي المعايير التي يمكن تفعيلها حسب الحاجة:
الحد الأدنى من أيام الإجازة المتراكمة:
حدد الحد الأدنى لعدد أيام الإجازة التي يجب أن يمتلكها الموظف ليكون مؤهلاً لصرفها.
مثال: إذا تم تعيين الحد الأدنى إلى 1، فيجب أن يكون لدى الموظف يوم واحد على الأقل من الإجازة المتراكمة.
الحد الأدنى لمدة العمل في الشركة:
حدد المدة التي يجب أن يكون الموظف قد أمضاها في العمل قبل أن يتمكن من تقديم طلب صرف الإجازة.
مثال: إذا تم تعيينها إلى 6 أشهر، فلا يمكن للموظف تقديم الطلب إلا بعد إكمال 6 أشهر أو أكثر من الخدمة.
الحد الأقصى لصرف الإجازات:
حدد الحد الأقصى لعدد أيام الإجازة التي يمكن صرفها في كل طلب أو خلال فترة معينة.
مثال: إذا تم تحديد الحد الأقصى بـ 5 أيام، فلن يُسمح للموظف بصرف أكثر من 5 أيام في كل مرة.
القيود:
فعّل هذا الخيار لمنع الموظفين من تقديم طلبات صرف الإجازات خلال فترة التجربة.
عند تفعيل هذا الإعداد، سيقوم النظام تلقائيًا بحظر أي طلب صرف إجازة حتى يُكمل الموظف فترة التجربة.
الخطوة 2: اختيار الموظفين
بعد إعداد سياسة صرف الإجازات، تكون الخطوة التالية هي تعيين الموظفين لهذه السياسة.
-
استخدم أداة اختيار الموظفين للبحث بالاسم أو رقم التعريف، وقم بإضافة أو استبعاد الموظفين حسب الحاجة.
-
تظهر القائمة على اليمين الموظفين المشمولين حاليًا في السياسة، بينما تعرض القائمة على اليسار الموظفين غير المشمولين.
-
استخدم خياري "نقل الكل" و"إزالة الكل" لإجراء تعديلات جماعية بسرعة.
ملاحظة:
لن يظهر في قائمة الاختيار إلا الموظفون المرتبطون بنوع الإجازة المحدد (مثل: إجازة سنوية). تأكد من إضافة الموظفين الصحيحين حتى يكونوا مؤهلين لصرف الإجازات وفقًا لقواعد السياسة.
الخطوة 3: مراجعة وحفظ السياسة
في الخطوة الأخيرة، قم بمراجعة جميع الإعدادات التي قمت بتكوينها قبل حفظ السياسة.
-
إذا كنت بحاجة لتعديل أي جزء، اضغط على زر "تعديل" بجانب القسم المطلوب.
-
بعد التأكد من صحة جميع التفاصيل، اضغط على "حفظ" لإتمام إعداد السياسة بشكل نهائي
بمجرد الانتهاء من إعداد السياسة، يمكنك بعد ذلك إعداد مسار الموافقة على طلبات صرف الإجازات.